Ενημέρωση πελατών για την επεξεργασία δεδομένων σύμφωνα με τα άρθρα 13 και 14 ΓΚΠΔ

Η προστασία των δεδομένων σας και η διαφάνεια ως προς την επεξεργασία τους έχουν για εμάς ύψιστη σημασία. Γι' αυτό, με το παρόν κείμενο εκπληρώνουμε την υποχρέωσή μας να σας ενημερώσουμε για τις συνθήκες της επεξεργασίας σύμφωνα με τα άρθρα 13 και 14 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ).

Σε σχέση με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

α. Δικαίωμα πρόσβασης (βλ. άρθρο 15 ΓΚΠΔ)
β. Δικαίωμα διόρθωσης (βλ. άρθρο 16 ΓΚΠΔ)
γ. Δικαίωμα διαγραφής (βλ. άρθρο 17 ΓΚΠΔ)
δ. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (βλ. άρθρο 18 ΓΚΠΔ)
e. Δικαίωμα εναντίωσης (βλ. άρθρο 21 ΓΚΠΔ)
f. Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (βλ. άρθρο 20 ΓΚΠΔ)

Δικαίωμα ανάκλησης: Εάν η επεξεργασία βασίζεται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο α ΓΚΠΔ ή στο άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο α ΓΚΠΔ, έχετε το δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση δεν θίγει τα δεδομένα που έχουν ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία.

Στοιχεία επικοινωνίας του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων: Datenbeschützerin Regina Stoiber GmbH, κ. Josef Dillinger, Unterer Sand 9, 94209 Regen, josef@datenbeschuetzerin.de, +499921/ 906 2720

Έχετε δικαίωμα υποβολής καταγγελίας σε εποπτική αρχή, εάν θεωρείτε ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν είναι παράνομη.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Τηλέφωνο: +49 (0) 981 180093-0
Φαξ: +49 (0) 981 180093-800
E-mail: poststelle@lda.bayern.de

Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων είναι:

OneDealer Germany GmbH
Martin Bertel, Διευθύνων Σύμβουλος
Raiffeisenallee 5
82041 Oberhaching

Τηλέφωνο: +49 89 125033700
E-mail: info@onedealer.de

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που, μόνο ή από κοινού με άλλους, καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (π.χ. ονόματα, διευθύνσεις e-mail κ.ά.).

Διαβιβάζουμε δεδομένα σε τρίτες χώρες (χώρες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου – ΕΟΧ) μόνο εφόσον αυτό είναι αναγκαίο για την εκτέλεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών, εφόσον μας έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας ή εφόσον αυτό επιτρέπεται άλλως από τον νόμο. Σε αυτή την περίπτωση λαμβάνουμε μέτρα για να διασφαλίσουμε την προστασία των δεδομένων σας, για παράδειγμα μέσω συμβατικών ρυθμίσεων. Τα δεδομένα διαβιβάζονται αποκλειστικά σε αποδέκτες που διασφαλίζουν την προστασία των δεδομένων σας σύμφωνα με τις διατάξεις του ΓΚΠΔ για τις διαβιβάσεις σε τρίτες χώρες (άρθρα 44 έως 49 ΓΚΠΔ).

1 Επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο της διεκπεραίωσης παραγγελιών

1.1 Καταχώριση και διεκπεραίωση παραγγελιών

Για να διεκπεραιώσουμε την παραγγελία ή το αίτημά σας, συλλέγουμε κατά τη διαδικασία αυτή δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των προσώπων επικοινωνίας (όνομα, διεύθυνση, διεύθυνση e-mail, αριθμός τηλεφώνου, αριθμός κινητού τηλεφώνου). Τα δεδομένα σας καταχωρίζονται και αποθηκεύονται στο κεντρικό μας σύστημα.

Τις εργασίες στα έργα μας τις προγραμματίζουμε γραπτώς σε εβδομαδιαίο πρόγραμμα, το οποίο μπορεί να περιέχει και δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με τη μορφή βασικών στοιχείων πελατών και πληροφοριών για τα έργα.

Η επεξεργασία βασίζεται σε σύμβαση ή σε προσυμβατικό μέτρο σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β ΓΚΠΔ.

Τα δεδομένα διαβιβάζονται εσωτερικά στα τμήματα για τα οποία αυτό είναι αναγκαίο και, εφόσον απαιτείται, σε εξωτερικούς φορείς (π.χ. νομικούς συμβούλους, Τύπο) που υπόκεινται σε υποχρεώσεις εχεμύθειας / (π.χ. παρόχους υπηρεσιών αποστολής/επιχειρηματικούς εταίρους/υπεργολάβους), ώστε να είναι δυνατή η περαιτέρω διεκπεραίωση της παραγγελίας.

Την τεχνική υποστήριξη των συστημάτων πληροφορικής μας έχουμε αναθέσει σε εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών: ComHelp Computers GmbH, Hans-Riedl-Straße 19, D-85622 Feldkirchen. Με τον πάροχο υπηρεσιών έχει συναφθεί σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πλαίσιο των νόμιμων υποχρεώσεων διατήρησης. Εάν δεν προκύψει συμβατική σχέση, τα δεδομένα σας διαγράφονται μετά από ένα έτος χωρίς ενεργή επικοινωνία.

1.2 Υποστήριξη πληροφορικής κατ' ανάθεση

Για να διεκπεραιώσουμε την παραγγελία ή το αίτημά σας, συλλέγουμε κατά τη διαδικασία αυτή δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των προσώπων επικοινωνίας (όνομα, διεύθυνση, διεύθυνση e-mail, αριθμός τηλεφώνου, αριθμός κινητού τηλεφώνου). Ανάλογα με την παραγγελία, ο υπεύθυνος επεξεργασίας αποκτά πρόσβαση και ορατότητα στα συστήματα του εντολέα και, κατά συνέπεια, ενδεχομένως και σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

Τις εργασίες στα έργα μας τις προγραμματίζουμε γραπτώς στο ημερολόγιό μας· ο προγραμματισμός αυτός μπορεί να περιέχει και δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με τη μορφή βασικών στοιχείων πελατών και πληροφοριών για τα έργα.

Τα δεδομένα διαβιβάζονται εσωτερικά στα τμήματα για τα οποία αυτό είναι αναγκαίο και, εφόσον απαιτείται, σε εξωτερικούς φορείς (π.χ. παρόχους υπηρεσιών αποστολής/επιχειρηματικούς εταίρους/υπεργολάβους/κατασκευαστές), ώστε να είναι δυνατή η περαιτέρω διεκπεραίωση της παραγγελίας.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πλαίσιο των νόμιμων υποχρεώσεων διατήρησης.

1.3 Διαχείριση συμβάσεων

Για την οργάνωση των συμβάσεων, τις σαρώνουμε και τις αποθηκεύουμε ηλεκτρονικά στο σύστημά μας. Πρόκειται για συμβάσεις με πελάτες, επιχειρηματικούς εταίρους, παρόχους υπηρεσιών, συνδεδεμένες επιχειρήσεις και ενδεχομένως άλλους. Οι συμβάσεις μπορεί να περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με τη μορφή στοιχείων επικοινωνίας και προσωπικών στοιχείων (οικονομικές πληροφορίες,….) για τη διεκπεραίωσή τους.

Η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται στην εκτέλεση σύμβασης σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β ΓΚΠΔ, το οποίο επιτρέπει την επεξεργασία δεδομένων για την εκτέλεση σύμβασης ή τη λήψη προσυμβατικών μέτρων.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται σύμφωνα με τη νόμιμη υποχρέωση διατήρησης.

1.4 Επικοινωνία

Για να επικοινωνήσουμε μαζί σας, σας στέλνουμε e-mail με περαιτέρω πληροφορίες, για τη διεκπεραίωση του αιτήματος ή της παραγγελίας σας ή στο πλαίσιο της γενικής επιχειρηματικής μας σχέσης. Για τον σκοπό αυτό καταγράφονται η διεύθυνση e-mail σας, το περιεχόμενο του e-mail και το ιστορικό της επικοινωνίας. Τα e-mail φιλοξενούνται από εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών. Πάροχος είναι η ComHelp Computers GmbH, Hans-Riedl-Straße 19, D-85622 Feldkirchen ή η noris network AG, Thomas-Mann-Straße 16 – 20, 90471 Nürnberg. Με τον πάροχο έχει συναφθεί σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας.

Επιπλέον, μπορούμε να σας καλέσουμε στον αριθμό σταθερού ή κινητού τηλεφώνου που είναι καταχωρισμένος στα αρχεία μας.

Τα δεδομένα διαβιβάζονται μόνο εφόσον αυτό έχει συμφωνηθεί μαζί σας ή είναι αναγκαίο για την τρέχουσα επιχειρηματική συναλλαγή.

Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται στα συστήματά μας στο πλαίσιο της νόμιμης υποχρέωσης διατήρησης.

2 Επεξεργασία δεδομένων σε συστήματα πληροφορικής

2.1 Διαχείριση επαφών και διευθύνσεων

Για τη διαχείριση όλων των στοιχείων επικοινωνίας επιχειρηματικών εταίρων και πελατών, τηρούμε τις επαφές στο σύστημά μας, όπου αποθηκεύονται τα εξής: όνομα, ενδεχομένως πρόσωπο επικοινωνίας, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, αριθμός κινητού τηλεφώνου και διεύθυνση e-mail.

Η συλλογή δεδομένων βασίζεται σε έννομο συμφέρον σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ ΓΚΠΔ, για την οργανωμένη διαχείριση των στοιχείων επικοινωνίας των εργαζομένων και των επιχειρηματικών εταίρων.

Πρόσβαση σε αυτό το σύστημα έχουν μόνο οι εργαζόμενοί μας. Η τεχνική υποστήριξη έχει ανατεθεί στον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών ComHelp Computers GmbH, Hans-Riedl-Straße 19, D-85622 Feldkirchen. Με τον πάροχο υπηρεσιών έχει συναφθεί σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας.

Τα στοιχεία επικοινωνίας σας αποθηκεύονται στο σύστημά μας για τη διάρκεια της επιχειρηματικής σχέσης και για ένα επιπλέον έτος.

2.2 Τηλεδιασκέψεις ήχου και βίντεο, λογισμικό απομακρυσμένης πρόσβασης

2.2.1 Επεξεργασία δεδομένων

Για την επικοινωνία με τους πελάτες μας χρησιμοποιούμε, μεταξύ άλλων, εργαλεία διαδικτυακής τηλεδιάσκεψης. Τα συγκεκριμένα εργαλεία που χρησιμοποιούμε παρατίθενται παρακάτω. Όταν επικοινωνείτε μαζί μας μέσω διαδικτύου με τηλεδιάσκεψη βίντεο ή ήχου, καθώς και με λογισμικό απομακρυσμένης πρόσβασης, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία από εμάς και από τον πάροχο του εκάστοτε εργαλείου τηλεδιάσκεψης.

Τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης συλλέγουν όλα τα δεδομένα που παρέχετε ή χρησιμοποιείτε για τη χρήση τους (διεύθυνση e-mail και/ή τον αριθμό τηλεφώνου σας). Επιπλέον, τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης επεξεργάζονται τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης, την ώρα έναρξης και λήξης της συμμετοχής στην τηλεδιάσκεψη, τον αριθμό των συμμετεχόντων και λοιπές «πληροφορίες πλαισίου» που σχετίζονται με την επικοινωνία (μεταδεδομένα).

Περαιτέρω, ο πάροχος του εργαλείου επεξεργάζεται όλα τα τεχνικά δεδομένα που απαιτούνται για τη διεξαγωγή της διαδικτυακής επικοινωνίας. Σε αυτά περιλαμβάνονται ιδίως διευθύνσεις IP, διευθύνσεις MAC, αναγνωριστικά συσκευών, τύπος συσκευής, τύπος και έκδοση λειτουργικού συστήματος, έκδοση εφαρμογής, τύπος κάμερας, μικρόφωνο ή ηχεία, καθώς και ο τύπος σύνδεσης.

Εφόσον μέσω του εργαλείου ανταλλάσσεται, μεταφορτώνεται ή διατίθεται με άλλον τρόπο περιεχόμενο, αυτό αποθηκεύεται επίσης στους διακομιστές των παρόχων των εργαλείων. Στο περιεχόμενο αυτό περιλαμβάνονται ιδίως εγγραφές στο cloud, μηνύματα συνομιλίας/άμεσα μηνύματα, φωνητικά μηνύματα, φωτογραφίες και βίντεο που έχουν μεταφορτωθεί, αρχεία, ψηφιακοί πίνακες και άλλες πληροφορίες που κοινοποιούνται κατά τη χρήση της υπηρεσίας.

Λάβετε υπόψη ότι δεν μπορούμε να επηρεάσουμε πλήρως τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων των εργαλείων που χρησιμοποιούμε. Οι δυνατότητές μας εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την εταιρική πολιτική του εκάστοτε παρόχου. Περισσότερες πληροφορίες για την επεξεργασία δεδομένων από τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης θα βρείτε στις πολιτικές απορρήτου των αντίστοιχων εργαλείων που χρησιμοποιούμε, τις οποίες παραθέτουμε κάτω από το κείμενο αυτό.

2.2.2 Σκοπός και νομικές βάσεις

Τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία με δυνητικούς ή υφιστάμενους αντισυμβαλλομένους ή για την προσφορά ορισμένων υπηρεσιών στους πελάτες μας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β ΓΚΠΔ). Επιπλέον, η χρήση των εργαλείων αποσκοπεί γενικά στην απλούστευση και την επιτάχυνση της επικοινωνίας με εμάς ή με την εταιρεία μας (έννομο συμφέρον κατά την έννοια του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. στ ΓΚΠΔ). Εφόσον έχει ζητηθεί συγκατάθεση, τα σχετικά εργαλεία χρησιμοποιούνται βάσει της συγκατάθεσης αυτής· η συγκατάθεση μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή με ισχύ για το μέλλον.

2.2.3 Διάρκεια αποθήκευσης

Τα δεδομένα που συλλέγονται απευθείας από εμάς μέσω των εργαλείων βίντεο και τηλεδιάσκεψης διαγράφονται από τα συστήματά μας μόλις μας ζητήσετε τη διαγραφή τους, ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας για την αποθήκευσή τους ή εκλείψει ο σκοπός της αποθήκευσής τους. Τα αποθηκευμένα cookies παραμένουν στην τερματική συσκευή σας έως ότου τα διαγράψετε. Οι υποχρεωτικές κατά νόμο προθεσμίες διατήρησης δεν θίγονται.

Δεν μπορούμε να επηρεάσουμε τη διάρκεια αποθήκευσης των δεδομένων σας που αποθηκεύονται από τους διαχειριστές των εργαλείων τηλεδιάσκεψης για δικούς τους σκοπούς. Για σχετικές λεπτομέρειες, παρακαλούμε να ενημερωθείτε απευθείας από τους διαχειριστές των εργαλείων τηλεδιάσκεψης.

2.3 Χρησιμοποιούμενα εργαλεία τηλεδιάσκεψης

Χρησιμοποιούμε τα ακόλουθα εργαλεία τηλεδιάσκεψης:

2.3.1 TeamViewer (λογισμικό απομακρυσμένης πρόσβασης)

Χρησιμοποιούμε το TeamViewer. Πάροχος είναι η TeamViewer Germany GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Göppingen. Λεπτομέρειες για την επεξεργασία δεδομένων θα βρείτε στην πολιτική απορρήτου του TeamViewer: https://www.teamviewer.com/de/datenschutzerklaerung/.

2.3.2 Εκτέλεση επεξεργασίας

Έχουμε συνάψει σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας με τον προαναφερόμενο πάροχο. Πρόκειται για σύμβαση που επιβάλλεται από τη νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων και διασφαλίζει ότι ο πάροχος επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των επισκεπτών του ιστότοπού μας μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες μας και σε συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ.

2.3.3 Microsoft Teams

Χρησιμοποιούμε το Microsoft Teams. Πάροχος είναι η Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Για λεπτομέρειες σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων, ανατρέξτε στην πολιτική απορρήτου του Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

2.3.4 Εκτέλεση επεξεργασίας

2.4 Ανταλλαγή αρχείων μέσω OneDrive

Χρησιμοποιούμε το OneDrive για την ανταλλαγή αρχείων μαζί σας. Πάροχος είναι η Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (στο εξής «OneDrive»).

Το OneDrive μάς επιτρέπει να ενσωματώνουμε στο σύστημά μας μια δομή φακέλων, στην οποία μπορείτε να μεταφορτώνετε περιεχόμενο. Όταν μεταφορτώνετε περιεχόμενο, αυτό αποθηκεύεται στους διακομιστές του OneDrive. Επιπλέον, δημιουργείται σύνδεση με το OneDrive, ώστε το OneDrive να μπορεί να διαπιστώσει ότι επισκεφθήκατε το σύστημά μας.

Το OneDrive χρησιμοποιείται βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει έννομο συμφέρον να διαθέτει ένα αξιόπιστο και αποδοτικό σύστημα ανταλλαγής δεδομένων.

2.4.1 Εκτέλεση επεξεργασίας

2.5 Wi-Fi επισκεπτών

Προσφέρουμε στους επισκέπτες μας τη δυνατότητα πρόσβασης στο διαδίκτυο. Για τον σκοπό αυτό σας παρέχουμε πρόσβαση στο Wi-Fi επισκεπτών μας. Για να αποκτήσετε πρόσβαση, απευθυνθείτε στον διευθύνοντα σύμβουλο ή σε αρμόδιο συνεργάτη μας. Στο σύστημά μας αποθηκεύονται το όνομά σας και τα δεδομένα καταγραφής.

Η χρήση του Wi-Fi βασίζεται σε ελεύθερη συγκατάθεση σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή, χωρίς ιδιαίτερες διατυπώσεις. Στην περίπτωση αυτή, ωστόσο, δεν θα μπορείτε πλέον να χρησιμοποιείτε την πρόσβαση στο διαδίκτυο.

Τα δεδομένα διαβιβάζονται μόνο εφόσον αυτό έχει συμφωνηθεί μαζί σας ή είναι απαραίτητο για το τρέχον περιστατικό. Η τεχνική υποστήριξη έχει ανατεθεί στον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών ComHelp Computers GmbH, Hans-Riedl-Straße 19, D-85622 Feldkirchen. Με τον πάροχο υπηρεσιών έχει συναφθεί σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας.

Τα δεδομένα καταγραφής αποθηκεύονται για τρεις μήνες και στη συνέχεια διαγράφονται από το σύστημα.

3 Σύστημα διαχείρισης αιτημάτων IT

Για να διασφαλίσουμε την υποστήριξη IT και να ιεραρχούμε και να τεκμηριώνουμε τα αιτήματα, χρησιμοποιούμε στο τμήμα IT ένα εργαλείο διαχείρισης αιτημάτων. Πάροχος αυτού του εργαλείου είναι η Zammad GmbH, Marienstrasse 18, 10117 Berlin. Με τον πάροχο υπηρεσιών έχει συναφθεί σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας. Όταν υποβάλλετε ένα αίτημα, καταγράφουμε για το πρόσωπο που το χειρίζεται: επώνυμο, όνομα. Για τον αιτούντα καταγράφουμε: επώνυμο, όνομα, τμήμα. Ανάλογα με το είδος του σφάλματος, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ενδέχεται να περιέχονται και στην ίδια την περιγραφή του σφάλματος.

Η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται σε επιχειρηματικό σκοπό σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει έννομο συμφέρον να βελτιστοποιεί τις διαδικασίες και την υποστήριξη πελατών.

Τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία στο τμήμα IT και, εφόσον χρειάζεται, διαβιβάζονται σε εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών υποστήριξης για τη διεκπεραίωση της υπόθεσης. Εάν τα δεδομένα σας διαβιβαστούν σε πάροχο υπηρεσιών για περαιτέρω επεξεργασία, έχουμε συνάψει μαζί του σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας αποθηκεύονται έως ότου εκπληρωθεί ο σκοπός.

4 Χρηματοοικονομική λογιστική

5.1 Χρηματοοικονομική λογιστική

Η χρηματοοικονομική λογιστική διεκπεραιώνεται μέσω μιας εταιρικής διαδικασίας που έχουμε αποτυπώσει στα συστήματα IT μας. Στο πλαίσιο αυτής της διαδικασίας ενδέχεται να υποβάλλονται σε επεξεργασία δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υπευθύνων επικοινωνίας ή στοιχεία τιμολόγησης (όνομα, διεύθυνση, διεύθυνση e-mail, αριθμός τηλεφώνου, αριθμός κινητού τηλεφώνου).

Η επεξεργασία βασίζεται σε νομική απαίτηση σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ. Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας (αρχές ορθής τήρησης λογιστικών βιβλίων).

Η εκκαθάριση της μισθοδοσίας έχει ανατεθεί σε εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών: Monika Grasberger Fa. Inwords. Με τον πάροχο υπηρεσιών έχει συναφθεί σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας. Για τους σκοπούς της λογιστικής, τα δεδομένα διαβιβάζονται στο γραφείο φορολογικών συμβούλων Bayer & Partner Rechtsanwälte und Steuerberater, Hauptstraße 102, 82008 Unterhaching.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πλαίσιο των νόμιμων υποχρεώσεων διατήρησης.

5.2 Οχλήσεις πληρωμής

Σε περίπτωση ανεξόφλητων απαιτήσεων αποστέλλεται όχληση και, εφόσον δεν εξοφληθούν, οι απαιτήσεις διαβιβάζονται στην Bayer & Partner Rechtsanwälte und Steuerberater, Hauptstraße 102, 82008 Unterhaching. Για τον σκοπό αυτό απαιτούνται: όνομα, διεύθυνση και το ύψος της ανεξόφλητης απαίτησης.

Η επεξεργασία βασίζεται σε σύμβαση ή σε προσυμβατικό μέτρο σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ.

Τα δεδομένα διαβιβάζονται στην Bayer & Partner Rechtsanwälte und Steuerberater, Hauptstraße 102, 82008 Unterhaching

Τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πλαίσιο των νόμιμων υποχρεώσεων διατήρησης.

Τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται.

5 Διαχείριση εγκαταστάσεων

6.1 Κεντρική υποδοχή, διαχείριση επισκεπτών

Διανομή της εισερχόμενης αλληλογραφίας στα αρμόδια τμήματα και πρόσωπα. Οι προσωπικές επιστολές παραδίδονται χωρίς να ανοιχτούν. Απάντηση και προώθηση των κλήσεων του κεντρικού τηλεφώνου. Υποδοχή των επισκεπτών και καταχώρισή τους σε κατάλογο επισκεπτών, ώστε να γνωρίζουμε ποια εξωτερικά πρόσωπα βρίσκονται στις εγκαταστάσεις.

Για τον σκοπό αυτό συλλέγουμε τα ακόλουθα δεδομένα σας: όνομα εργαζομένου, όνομα επιχειρηματικού εταίρου, ώρες παρουσίας του επισκέπτη, υπογραφή του επισκέπτη

Η συλλογή των δεδομένων βασίζεται σε έννομο συμφέρον σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ, ώστε να επιτρέπεται η είσοδος στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

Τα δεδομένα διαβιβάζονται μόνο εφόσον αυτό έχει συμφωνηθεί μαζί σας ή είναι απαραίτητο για την τρέχουσα επιχειρηματική συναλλαγή.

Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται στα συστήματά μας στο πλαίσιο της νόμιμης υποχρέωσης διατήρησης.

6 Λοιπά

7.1 Καταστροφή έντυπων εγγράφων και φακέλων / Καταστροφή μέσων αποθήκευσης

Τα έντυπα έγγραφα και τα μέσα αποθήκευσης που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και δεν είναι πλέον απαραίτητα καταστρέφονται. Με τον τρόπο αυτό τηρούνται οι προθεσμίες διαγραφής μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης.

Στα έγγραφα και στα έντυπα μέσα ενδέχεται να περιέχονται όλα τα δεδομένα που προκύπτουν από την πελατειακή σχέση.

Η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται σε νομική απαίτηση σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ ΓΚΠΔ· η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση στην οποία υπόκειται ο υπεύθυνος επεξεργασίας.

Τα δεδομένα διαβιβάζονται στον πιστοποιημένο πάροχο υπηρεσιών καταστροφής Rhenus Data Office GmbH, Industriestraße 5, 48301 Nottuln-Appelhülsen, στον οποίο ο υπεύθυνος επεξεργασίας αναθέτει την καταστροφή και την απόρριψη. Με τον πάροχο αυτό έχει συναφθεί σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας.

7.2 Διαχείριση προστασίας δεδομένων

Μπορείτε να επικοινωνείτε ανά πάσα στιγμή με τον εξωτερικό Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων μέσω e-mail στη διεύθυνση info@datenbeschuetzerin.de ή τηλεφωνικά στον αριθμό 09921 9062720.

Στο πλαίσιο αυτό συλλέγονται και αποθηκεύονται το όνομά σας, ο λόγος του αιτήματος, τα πραγματικά περιστατικά και, ενδεχομένως, στοιχεία του υποκειμένου των δεδομένων που είναι καταχωρισμένα στο σύστημα.

Η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται στην εκτέλεση σύμβασης σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β ΓΚΠΔ, το οποίο επιτρέπει την επεξεργασία δεδομένων για την εκτέλεση σύμβασης ή για τη λήψη προσυμβατικών μέτρων (σύμβαση παροχής υπηρεσιών, σύμβαση εργασίας).

Οι πληροφορίες διαβιβάζονται μόνο με τη συγκατάθεσή σας.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας αποθηκεύονται για όσο διάστημα απαιτείται για τον σκοπό. Οι νόμιμες υποχρεώσεις διατήρησης δεν θίγονται.

7 Αίτηση εργασίας

8.1 Διαχείριση δεδομένων υποψηφίων

Σας δίνουμε τη δυνατότητα να υποβάλετε αίτηση εργασίας στην εταιρεία μας (π.χ. μέσω e-mail ή ταχυδρομικώς). Παρακάτω σας ενημερώνουμε για την έκταση, τον σκοπό και τη χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας που συλλέγονται στο πλαίσιο της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων. Σας διαβεβαιώνουμε ότι η συλλογή, η επεξεργασία και η χρήση των δεδομένων σας πραγματοποιούνται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία δεδομένων και όλες τις λοιπές νομοθετικές διατάξεις και ότι τα δεδομένα σας αντιμετωπίζονται ως αυστηρά εμπιστευτικά.

8.2 Έκταση και σκοπός της συλλογής δεδομένων

Όταν μας αποστέλλετε αίτηση εργασίας, επεξεργαζόμαστε τα σχετικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν (π.χ. στοιχεία επαφής και επικοινωνίας, έγγραφα της αίτησης, σημειώσεις από συνεντεύξεις κ.λπ.), στον βαθμό που αυτό είναι αναγκαίο για να αποφασίσουμε σχετικά με τη σύναψη σχέσης εργασίας. Νομική βάση για την επεξεργασία αυτή αποτελούν το § 26 BDSG κατά το γερμανικό δίκαιο (προσυμβατικό στάδιο σχέσης εργασίας), το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β ΓΚΠΔ (προσυμβατικά μέτρα εν γένει) και – εφόσον έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας – το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α ΓΚΠΔ. Η συγκατάθεση μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή. Στο εσωτερικό της εταιρείας μας, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν κοινοποιούνται αποκλειστικά σε πρόσωπα που συμμετέχουν στον χειρισμό της αίτησής σας.

Εφόσον η αίτησή σας γίνει δεκτή, τα δεδομένα που υποβάλατε αποθηκεύονται στα συστήματα επεξεργασίας δεδομένων μας βάσει του § 26 BDSG και του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. β ΓΚΠΔ για τον σκοπό της εκτέλεσης της σχέσης εργασίας.

8.3 Διάρκεια διατήρησης των δεδομένων

Εάν δεν μπορούμε να σας κάνουμε πρόταση εργασίας, εάν απορρίψετε μια πρόταση εργασίας ή αποσύρετε την αίτησή σας, επιφυλασσόμαστε του δικαιώματος να διατηρούμε τα δεδομένα που μας διαβιβάσατε βάσει των έννομων συμφερόντων μας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ ΓΚΠΔ) για διάστημα έως 6 μηνών από τη λήξη της διαδικασίας επιλογής (απόρριψη ή απόσυρση της αίτησης). Στη συνέχεια, τα δεδομένα διαγράφονται και τα έντυπα έγγραφα της αίτησης καταστρέφονται. Η διατήρηση εξυπηρετεί ιδίως αποδεικτικούς σκοπούς σε περίπτωση ένδικης διαφοράς. Εάν προκύπτει ότι τα δεδομένα θα χρειαστούν μετά την πάροδο της προθεσμίας των 6 μηνών (π.χ. λόγω επαπειλούμενης ή εκκρεμούς ένδικης διαφοράς), η διαγραφή πραγματοποιείται μόνο όταν εκλείψει ο σκοπός της περαιτέρω διατήρησης.

Μεγαλύτερη διάρκεια διατήρησης είναι επίσης δυνατή εάν έχετε δώσει σχετική συγκατάθεση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α ΓΚΠΔ) ή εάν νόμιμες υποχρεώσεις διατήρησης εμποδίζουν τη διαγραφή.

8 Οι παρουσίες μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

9.1 Επεξεργασία δεδομένων από κοινωνικά δίκτυα

Διατηρούμε δημόσια προσβάσιμα προφίλ σε κοινωνικά δίκτυα. Τα κοινωνικά δίκτυα που χρησιμοποιούμε αναφέρονται αναλυτικά παρακάτω.

Κοινωνικά δίκτυα όπως το Facebook, το LinkedIn κ.λπ. μπορούν κατά κανόνα να αναλύουν διεξοδικά τη συμπεριφορά σας ως χρήστη, όταν επισκέπτεστε τον ιστότοπό τους ή έναν ιστότοπο με ενσωματωμένο περιεχόμενο μέσων κοινωνικής δικτύωσης (π.χ. κουμπιά «Μου αρέσει» ή διαφημιστικά banner). Η επίσκεψη στις παρουσίες μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ενεργοποιεί πολυάριθμες διαδικασίες επεξεργασίας που αφορούν την προστασία δεδομένων. Ειδικότερα:

Εάν είστε συνδεδεμένοι στον λογαριασμό σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και επισκεφθείτε την παρουσία μας σε αυτά, ο διαχειριστής της πλατφόρμας κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να αντιστοιχίσει την επίσκεψη αυτή με τον λογαριασμό χρήστη σας. Ωστόσο, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν ενδέχεται, υπό ορισμένες προϋποθέσεις, να συλλεχθούν ακόμη και αν δεν είστε συνδεδεμένοι ή δεν διαθέτετε λογαριασμό στην εκάστοτε πλατφόρμα κοινωνικής δικτύωσης. Στην περίπτωση αυτή, τα δεδομένα συλλέγονται, για παράδειγμα, μέσω cookies που αποθηκεύονται στην τερματική συσκευή σας ή μέσω καταγραφής της διεύθυνσης IP σας.

Με βάση τα δεδομένα που συλλέγονται με αυτόν τον τρόπο, οι διαχειριστές των πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης μπορούν να δημιουργούν προφίλ χρηστών, στα οποία καταγράφονται οι προτιμήσεις και τα ενδιαφέροντά σας. Έτσι, είναι δυνατό να σας εμφανίζονται διαφημίσεις βάσει ενδιαφερόντων τόσο εντός όσο και εκτός της εκάστοτε παρουσίας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Εφόσον διαθέτετε λογαριασμό στο εκάστοτε κοινωνικό δίκτυο, οι διαφημίσεις βάσει ενδιαφερόντων μπορούν να εμφανίζονται σε όλες τις συσκευές στις οποίες είστε ή ήσασταν συνδεδεμένοι.

Λάβετε επίσης υπόψη ότι δεν μπορούμε να έχουμε πλήρη εικόνα όλων των διαδικασιών επεξεργασίας στις πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης. Ανάλογα με τον πάροχο, ενδέχεται επομένως να διενεργούνται και άλλες πράξεις επεξεργασίας από τους διαχειριστές των πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης. Σχετικές λεπτομέρειες θα βρείτε στους όρους χρήσης και στην πολιτική απορρήτου της εκάστοτε πλατφόρμας κοινωνικής δικτύωσης.

9.2 Νομική βάση

Οι παρουσίες μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αποσκοπούν στη διασφάλιση όσο το δυνατόν ευρύτερης παρουσίας στο διαδίκτυο. Πρόκειται για έννομο συμφέρον κατά την έννοια του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. στ ΓΚΠΔ. Οι διαδικασίες ανάλυσης που εκκινούν τα κοινωνικά δίκτυα ενδέχεται να βασίζονται σε διαφορετικές νομικές βάσεις, τις οποίες οφείλουν να αναφέρουν οι διαχειριστές των κοινωνικών δικτύων (π.χ. συγκατάθεση κατά την έννοια του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. α ΓΚΠΔ).

9.3 Υπεύθυνος επεξεργασίας και άσκηση δικαιωμάτων

Όταν επισκέπτεστε μία από τις παρουσίες μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης (π.χ. Facebook), είμαστε από κοινού υπεύθυνοι με τον διαχειριστή της πλατφόρμας κοινωνικής δικτύωσης για τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων που ενεργοποιούνται κατά την επίσκεψη αυτή. Καταρχήν, μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμός της επεξεργασίας, φορητότητα των δεδομένων και καταγγελία) τόσο έναντι ημών όσο και έναντι του διαχειριστή της εκάστοτε πλατφόρμας κοινωνικής δικτύωσης (π.χ. έναντι του Facebook).

Λάβετε υπόψη ότι, παρά την από κοινού ευθύνη με τους διαχειριστές των πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης, δεν μπορούμε να επηρεάσουμε πλήρως τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων των πλατφορμών αυτών. Οι δυνατότητές μας εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την εταιρική πολιτική του εκάστοτε παρόχου.

8.4 Διάρκεια αποθήκευσης

Τα δεδομένα που συλλέγονται απευθείας από εμάς μέσω της παρουσίας μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης διαγράφονται από τα συστήματά μας μόλις μας ζητήσετε τη διαγραφή τους, ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας για την αποθήκευσή τους ή εκλείψει ο σκοπός της αποθήκευσής τους. Τα αποθηκευμένα cookies παραμένουν στην τερματική συσκευή σας έως ότου τα διαγράψετε. Οι υποχρεωτικές διατάξεις του νόμου – ιδίως οι προθεσμίες διατήρησης – δεν θίγονται.

Δεν μπορούμε να επηρεάσουμε τη διάρκεια αποθήκευσης των δεδομένων σας που αποθηκεύονται από τους διαχειριστές των κοινωνικών δικτύων για δικούς τους σκοπούς. Για σχετικές λεπτομέρειες, παρακαλούμε να ενημερωθείτε απευθείας από τους διαχειριστές των κοινωνικών δικτύων (π.χ. από την πολιτική απορρήτου τους, βλ. παρακάτω).

9.5 Τα κοινωνικά δίκτυα αναλυτικά

9.5.1 Facebook

Διαθέτουμε προφίλ στο Facebook. Πάροχος αυτής της υπηρεσίας είναι η Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ιρλανδία. Σύμφωνα με δήλωση του Facebook, τα συλλεγόμενα δεδομένα διαβιβάζονται επίσης στις ΗΠΑ και σε άλλες τρίτες χώρες.

Έχουμε συνάψει με το Facebook συμφωνία για από κοινού επεξεργασία (Controller Addendum). Στη συμφωνία αυτή καθορίζεται για ποιες διαδικασίες επεξεργασίας δεδομένων είμαστε υπεύθυνοι εμείς ή το Facebook όταν επισκέπτεστε τη σελίδα μας στο Facebook. Μπορείτε να δείτε τη συμφωνία αυτή στον ακόλουθο σύνδεσμο: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μόνοι σας τις ρυθμίσεις διαφημίσεων στον λογαριασμό χρήστη σας. Για τον σκοπό αυτό, κάντε κλικ στον ακόλουθο σύνδεσμο και συνδεθείτε: https://www.facebook.com/settings?tab=ads.

Η διαβίβαση δεδομένων στις ΗΠΑ βασίζεται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Λεπτομέρειες θα βρείτε εδώ: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum και https://de-de.facebook.com/help/566994660333381.

Λεπτομέρειες θα βρείτε στην πολιτική απορρήτου του Facebook: https://www.facebook.com/about/privacy/.

9.5.2 LinkedIn

Διαθέτουμε προφίλ στο LinkedIn. Πάροχος είναι η LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ιρλανδία. Το LinkedIn χρησιμοποιεί διαφημιστικά cookies.

Εάν επιθυμείτε να απενεργοποιήσετε τα διαφημιστικά cookies του LinkedIn, παρακαλούμε χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο σύνδεσμο: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out.

Η διαβίβαση δεδομένων στις ΗΠΑ βασίζεται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Λεπτομέρειες θα βρείτε εδώ: https://www.linkedin.com/legal/l/dpa και https://www.linkedin.com/legal/l/eu-sccs.

Λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο που το LinkedIn χειρίζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας θα βρείτε στην

πολιτική απορρήτου του LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy